Toteuta tapahtuma onnistuneesti

Järjestötyössä yksi keskeinen tehtävä on tapahtumien järjestäminen. Hyvällä suunnittelulla ja delegoimalla tehtäviä pystyy itsekin paremmin nauttimaan itse tapahtuman toteuttamisesta, kirjoittaa järjestöaktiivi Terhi Mustakangas.

Järjestötyössä yksi keskeisiä tehtäviä on erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen. Nämä vaativat, että joku koordinoi järjestelyjä ja huolehtii tehtävien jakamisesta muille. Tapahtumat edellyttävät runsaasti etukäteissuunnittelua. Helpointa on, jos järjestelyissä on mukana useampi henkilö.

Järjestön toiminnanjohtajana ollessani vastasin usein yksin tapahtumien järjestämisestä. Niinpä aloin jossain vaiheessa väsyä hommaan. Usein hyvät ennakkojärjestelyt eivät riitä, vaan aina pitää varautua joustamaan ja tekemään viime hetken muutoksia.

ONNISTUMISET PALKITSEVAT

Onnistumiset kuitenkin palkitsevat. Näissä yhteistyökumppaneiden rooli on usein tärkeä. Erityisesti on jäänyt mieleen hotellissa järjestetty avoin yleisötilaisuus. Tilaisuuteen ei ollut ennakkoilmoittautumista, ja odotimme paikalle noin 40 henkilöä. Yllättäen tapahtuma kuitenkin veti tuplamäärän väkeä. Sali täytettiin tuoleilla, ja jostain hotelli loihti kahvituksen koko väelle! Tähän tilaisuuteen ei voinut muuta kuin olla tyytyväinen.

Toisen kerran taas oli noloa ja valitettavaa, kun hyvästä ideasta lähtenyt tapahtuma sai vain kourallisen osallistujia. Tilaisuutta hieman pelasti se, että tapahtumapaikkana oli avoin kahvila, jossa oli kuitenkin muitakin kuin tapahtumaa varten tulleita ihmisiä. Oli harmillista, kun oli saatu tasokkaat alustajat ja panelistit, ja sitten yleisömäärä olikin pettymys. Aina pitäisi miettiä yleisön lähtökohdista käsin tapahtuman sisältö.

ETUKÄTEISSUUNNITTELU KOROSTUU

Etukäteen on siis runsaasti suunniteltavaa ja järjesteltävää: sopivan tilan miettiminen ja varaaminen, tarjoilujen tilaaminen, aikataulutus ja organisointi sekä mainonta. Alustajat ja muut esiintyjät pitää varata ja teemoittaa heidän osuutensa. Mainontaan tulee miettiä sopivat kanavat, ja usein tapahtuman mainostaminen vaatii paljon työtä ja monia kanavia. Ja tämäkään ei takaa tapahtuman onnistumista, jos esimerkiksi sattuu olemaan päällekkäisiä tapahtumia samaan aikaan. Niinpä näitäkin pitäisi ennakoida.

Aikatauluihin tulee monesti muutoksia viime tingassa. Joku esiintyjä voi sairastua ja paikkaaminen tulee hoitaa jotenkin. Tekniikka on aina kriittinen tekijä. Siihen auttaa vain se, että on hyvissä ajoin tapahtumapaikalla testaamassa tekniikan. Diaesitykset kannattaa varata useampaan paikkaan, esimerkiksi muistitikulle sekä lähettää omaan sähköpostiin. Samoin verkkoyhteys ja äänet on testattava.

Koulutuksissa on usein käytössä ennakkoilmoittautuminen. Se helpottaa kouluttajan työtä, ja varmentaa tarpeen tilaisuudelle. Internetissä on käteviä ohjelmia ilmoittautumisten keräämiseen, ja ne ovat huomattavasti helpompia kuin puhelin- tai sähköposti-ilmoittautumiset.

TEHOKASTA MARKKINOINTIA

Järjestöissä markkinointiresurssit ovat usein rajalliset. Tänä päivänä hommaa helpottaa se, että sosiaalisessa mediassa voi tehdä kustannustehokasta markkinointia. Usein kuitenkin tarvitaan myös esimerkiksi lehtimainosta ja viestintää sähköpostilla. Perinteiset ilmoitustaulutkin voivat olla hyödyllisiä. Mainonta tulee miettiä kohderyhmästä käsin eli mitä kanavia pitkin heidät tavoittaa.

TYÖNJAKO TOIMIMAAN

Pitkään järjestöaktiivina ollessani olen huomannut myös tiimiroolien tärkeyden. Usein hyvien tapahtumaideoiden keksijöitä on paljon, mutta jos koordinointivastuun ottaja puuttuu, tapahtumat jäävät ideoiden tasolle. Monesti vastuun ottaminen on vaikeaa, koska ajatellaan, että se tuottaa eniten työtä. Mutta jos koordinoija osaa delegoida ja vastuuttaa muita vapaaehtoisia, niin tapahtuman koordinointi voi olla hyvin antoisaa.

Entä sitten tapahtumaideoiden keksiminen, mistä niitä saa? Ennen kaikkea kannattaa kuunnella mahdollisten osallistujien toiveita esimerkiksi keräämällä palautetta aiemmista tilaisuuksista sekä kyselemällä. Tänä päivänä kyselyitä on helppo toteuttaa esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

Vapaaehtoiset antavat ison panoksen, kun heitä käytetään suunnitteluapuna. Ryhmässä ideointi on hedelmällisempää kuin yksin tehdessä, ja samalla voidaan jakaa järjestelyvastuuta. Ajankohtaisia asioita kannattaa seurata, ja poimia niistä ideoita. Apurahoja ja avustuksia voi myös hakea tapahtumiin, ja tällöin rahoittajan vaateetkin vaikuttavat sisältöön.

Esiintyjiä kannattaa tiedustella rohkeasti, sillä yleensä ihmiset ovat imarreltuja tällaisista pyynnöistä ja yrittävät järjestää aikatauluunsa aikaa. Esiintyjät yleensä myös pitävät tapahtumaa tärkeänä, jolloin he myös valmistautuvat siihen hyvin.

BUDJETTIAKIN TARVITAAN

Tapahtumabudjetti vaatii usein myös luovuutta ja ideointikykyä. Varsinkin ensimmäistä kertaa toteutettaessa aikaa vaatii eri vaihtoehtojen selvittäminen. Tilavuokrissa ja tarjoiluhinnoissa voi olla hyvinkin isoja eroja. Joskus pitää löytää maksuton tila ja maksuttomat esiintyjät sekä hoitaa tarjoilut edullisesti itse. Tämä vaatii taas työpanosta. Usein järjestöt tekevät varainhankintaa, jonka tuotoilla voidaan järjestää tapahtumia sekä jäsenille että yleisölle.

LOPUKSI

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kun suunnittelun tekee hyvin, niin pystyy itsekin nauttimaan itse tapahtuman toteuttamisesta. Vaikka väsymys voi vallata suunnitteluvaiheessa, niin tapahtuman jälkeinen hyvä mieli on sen arvoinen. Varsinkin, jos vielä saa positiivista palautetta. Ja kun tapahtumien järjestämisestä saa kokemusta, huomaa, ettei se niin vaikeaa ja työlästä olekaan. Jokaiselle löytyy varmasti myös mieluinen rooli järjestämistyössä. Kannustan tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen. Ne ovat onnistuessaan myös parasta markkinointia ja maineen rakentajaa järjestölle!

Terhi Mustakangas
Järjestöaktiivi, ekonomi ja liiketalouden opettaja Oamkissa